Sistema de Gestión Documental

Nuestro Sistema de Gestión de Calidad tiene como misión la adecuada administración, protección y custodia de los archivos que constituyen memoria histórica de la gestión académica y administrativa, como fuente de información para acceso y uso de los usuarios, de manera ágil, veraz y oportuna, a través del suministro de óptimos servicios de información.

Entre las principales funciones se encuentra el establecimiento de normas y directrices en materia archivística en la familia Unicomfacauca mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares y formatos, así como la implementación de un sistema de archivo unificado – orgánico funcional.

Nuestro Sistema de Gestión Documental también busca brindar capacitación en materia archivística e implementar las Tablas de Retención Documental, con las cuales se regula nuestra producción documental, se establece su vigencia y conservación y se supervisa las labores archivísticas en la Corporación, mediante visitas de inspección, informes y recomendaciones.

Conoce a continuación algunos de nuestros servicios del Sistema de Gestión Documental de Unicomfacauca:

Este es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos institucionales. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, es quien lo preside.

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actúa como secretario técnico y participan el jefe de la Oficina Jurídica, jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente, el jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información, el Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión, y el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto.

También, podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.1.15. Conformación del Comité Interno de Archivo – Ministerio de Cultura

Reglamento Interno de Gestión Documental

El Reglamento Interno de Gestión Documental de la Corporación Universitaria Comfacauca, se constituye como un instrumento de trabajo que orienta la función archivística dentro de la Corporación, imprimiendo a dicho proceso modernización y homogenización metodológica, como marco normativo y procedimental cuya finalidad obedece al establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los documentos que produzcan en ejercicio de las actividades propias de la familia Unicomfacauca.

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