Gesti贸n Documental

Nuestro Sistema de Gesti贸n de Calidad tiene como misi贸n la adecuada administraci贸n, protecci贸n y custodia de los archivos que constituyen memoria hist贸rica de la gesti贸n acad茅mica y administrativa, como fuente de informaci贸n para acceso y uso de los usuarios, de manera 谩gil, veraz y oportuna, a trav茅s del suministro de 贸ptimos servicios de informaci贸n.

Entre las principales funciones se encuentra el establecimiento de normas y directrices en materia archiv铆stica en la familia Unicomfacauca, mediante la promulgaci贸n de manuales, reglamentos, circulares y formatos, as铆 como la implementaci贸n de un sistema de archivo unificado 鈥 org谩nico funcional., brindar capacitaci贸n en materia archiv铆stica a los archivos de gesti贸n y central, implementar las Tablas de Retenci贸n Documental, mediante las cuales se regule la producci贸n documental y se establezca su vigencia y conservaci贸n y supervisar las labores archiv铆sticas en la Corporaci贸n Universitaria Comfacauca, mediante visitas de inspecci贸n, informes y recomendaciones.

Este es un grupo asesor de la alta direcci贸n, responsable de definir las pol铆ticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y t茅cnicos de los archivos institucionales.

 

 

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del m谩s alto nivel jer谩rquico de quien dependa de forma聽inmediata聽el Archivo de la聽entidad (Secretario聽General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, es quien lo preside.

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actua como secretario t茅cnico y participan el jefe de la Oficina Jur铆dica, jefe de la Oficina de Planeaci贸n o la dependencia equivalente, el jefe o responsable del 谩rea de Sistemas o de Tecnolog铆as de la Informaci贸n, el Jefe del 谩rea bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gesti贸n, y el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendr谩 voz, pero no voto.

Tambi茅n, podr谩n asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit茅 (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

Decreto 1080 de 2015 Art铆culo 2.8.2.1.15. Conformaci贸n del Comit茅 Interno de Archivo – Ministerio de Cultura

Las Tablas de Retenci贸n Documental son consideradas como el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una organizaci贸n, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de retenci贸n en cada fase de archivo.

Tambi茅n, son el instrumento archiv铆stico esencial que permite la normalizaci贸n de la gesti贸n documental, la racionalizaci贸n de la producci贸n documental y la institucionalizaci贸n del ciclo vital de los documentos en los archivos de gesti贸n, central e hist贸rico de la familia Unicomfacauca.

Reglamento Interno de Gesti贸n Documental

El Reglamento Interno de Gesti贸n Documental de la Corporaci贸n Universitaria Comfacauca, se constituye como un instrumento de trabajo que orienta la funci贸n archiv铆stica dentro de la Corporaci贸n, imprimiendo a dicho proceso modernizaci贸n y homogenizaci贸n metodol贸gica, como marco normativo y procedimental cuya finalidad obedece al establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la planeaci贸n, producci贸n, gesti贸n y tr谩mite, organizaci贸n, transferencia, disposici贸n de documentos, preservaci贸n a largo plazo y valoraci贸n de los documentos que produzcan en ejercicio de las actividades propias de la familia Unicomfacauca.

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