Las Tablas de Retención Documental son consideradas como el instrumento archivístico que contienen los criterios para la organización de los documentos de archivo durante su ciclo de vida, facilitando de esta manera el manejo de los documentos en cada una de las fases de archivo y brindan a las entidades la oportunidad de contar con información pertinente en los documentos que se producen, administran, conservan y custodian en la organización.
Este instrumento garantiza la conformación del patrimonio documental de la entidad mediante la identificación y análisis de las series documentales, asignándoles, a través del proceso de valoración, el tiempo de permanencia y su disposición final, sobre aquellos documentos que por sus características son valorados como conservación total y desarrollan valores secundarios.
La Gestión Documental de la Corporación Universitaria Comfacauca tiene como misión la adecuada administración, protección y custodia de los archivos que constituyen memoria histórica de la gestión académica y administrativa, como fuente de información para acceso y uso de los usuarios, de manera ágil, veraz y oportuna, a través del suministro de óptimos servicios de información.
- Establecimiento de normas y directrices en materia archivística en la Corporación, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares y formatos.
- Implementación de un sistema de archivo unificado – orgánico funcional.
- Brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y central.
- Implementar las Tablas de Retención Documental, mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación.
- Supervisar las labores archivísticas en la Corporación Universitaria Comfacauca, mediante visitas de inspección, informes y recomendaciones.
Reglamento Interno de Gestión Documental
El Reglamento Interno de Gestión Documental de la Corporación Universitaria Comfacauca – Unicomfacauca, se constituye como un instrumento de trabajo que orienta la función archivística dentro de la Corporación, imprimiendo a dicho proceso modernización y homogenización metodológica, como marco normativo y procedimental cuya finalidad obedece al establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los documentos que produzcan en ejercicio de las actividades propias de la Corporación.
